Automatisierte Buchhaltung
Buchhaltung, die sich von selbst erledigt
Mit ILOCA automatisierst du zeitaufwendige Buchhaltungsprozesse – von der Rechnungserstellung bis zur Zahlungsverbuchung. So bleibt mehr Zeit für das Wesentliche: deine Gäste.
Lass ILOCA die Arbeit erledigen
Die wichtigsten Funktionen für deine Buchhaltung
ILOCA übernimmt auf Wunsch deine komplette Ausgangsbuchhaltung – von der Rechnungserstellung bis zum Export zum Steuerberater. Du entscheidest dabei jederzeit selbst, welche Prozesse automatisiert werden sollen.
Automatische Rechnungserstellung
Erstelle Rechnungen mit nur wenigen Klicks – oder überlasse diesen Schritt vollständig ILOCA. Das System generiert deine Rechnungen automatisch auf Basis der Buchungsdaten.
Automatischer Rechnungsversand
ILOCA sendet deine Rechnungen nach Erstellung automatisch an die hinterlegte E-Mail-Adresse deiner Gäste – sicher, zuverlässig und völlig ohne manuellen Aufwand.
Zahlungslink für Gäste
Offene Rechnungen enthalten automatisch einen Zahlungslink, über den Gäste bequem online bezahlen können. Nach Zahlungseingang markiert ILOCA die Rechnung automatisch als beglichen.
Zahlungserinnerungen & Mahnungen
Verpasse keine Zahlung mehr: ILOCA versendet automatisch Zahlungserinnerungen und Mahnungen inklusive Zahlungslink – individuell konfigurierbar nach Zeitintervallen und Buchungsstatus.
Buchhaltungsexport
ILOCA kontiert alle Rechnungspositionen automatisch nach deinen Vorgaben und exportiert die Daten direkt für DATEV, Lexware und andere Buchhaltungsprogramme – manuell oder vollautomatisch.
Buchhaltung automatisieren – Zeit und Geld sparen
Die wichtigsten Funktionen unseres Buchhaltungs-Moduls
Mehrere Unternehmen verwalten
In ILOCA kannst du beliebig viele Unternehmen anlegen – jedes mit eigener Rechnungsvorlage, individuellen Nummernkreisen und separater Kontierung. Ideal für Betreiber mehrerer Standorte oder Marken.
Individuelle Vorlagen
Passe deine Rechnungs- und Kommunikationsvorlagen genau an dein Corporate Design an – pro Unternehmen, Sprache oder Kundengruppe. So bleibt dein Auftritt immer professionell und einheitlich.
E-Rechnung im ZUGFeRD-Format
Alle mit ILOCA erstellten Rechnungen entsprechen dem ZUGFeRD-Standard. Gäste erhalten ein gewohntes PDF, während Unternehmen die Daten direkt digital verarbeiten können – effizient und gesetzeskonform.
Selbstständige Adresskorrektur
Falsche Rechnungsadresse? Kein Problem. Gäste können ihre Rechnungsdaten online selbst korrigieren – ILOCA erstellt automatisch die passende Storno- und Neurechnung und versendet sie direkt.
Automatische Gutschriften
Musst du einem Gast Geld rückerstatten, erstellt ILOCA automatisch die passende Gutschrift oder Stornorechnung – schnell, korrekt und vollständig dokumentiert.
Automatischer Buchhaltungs-Export
Aktivierst du den automatischen Export, übermittelt ILOCA deine Buchhaltungsdaten regelmäßig und sicher an deine Buchhaltungssoftware oder direkt an deinen Steuerberater – ganz ohne manuellen Aufwand.
Häufig gestellte Fragen
FAQs zur automatisierten Buchhaltung mit ILOCA
Was kann ILOCA in der Buchhaltung automatisieren?
ILOCA erstellt auf Wunsch automatisch Rechnungen zu neuen Buchungen und sendet sie direkt an den Gast. Offene Beträge können über einen integrierten Zahlungslink bequem online beglichen werden – nach Zahlungseingang wird die Rechnung automatisch als bezahlt markiert.
Auch Adresskorrekturen kann der Gast eigenständig vornehmen – inklusive Erstellung und Versand der Storno- und Neurechnung.
Zudem übermittelt ILOCA am Monatsanfang alle vorkontierten Buchungsdaten automatisch an deinen Steuerberater, z.B. für DATEV oder Lexware.
So sparst du Zeit, vermeidest Fehlerquellen und senkst deine Buchhaltungskosten.
Wie erhalten Gäste ihre Rechnung?
Die Rechnung wird automatisch per E-Mail versendet – als PDF-Anhang oder über einen sicheren Link.
Optional kann der Link auch per SMS zugestellt werden. Gäste können ihre Rechnung direkt online einsehen, herunterladen und bei Bedarf direkt online bezahlen.
Wie werden unbezahlte Rechnungen behandelt?
Offene Rechnungen enthalten automatisch einen Zahlungslink, über den Gäste bequem per Kreditkarte, PayPal oder anderen Zahlungsmethoden bezahlen können.
Sobald die Zahlung erfolgreich ist, wird der Status der Rechnung in ILOCA automatisch aktualisiert.
Du entscheidest selbst, welche Zahlungsarten du anbietest.
Was passiert, wenn ein Gast nicht bezahlt?
ILOCA verfügt über ein integriertes Mahnwesen.
Du kannst Zahlungserinnerungen und Mahnstufen individuell konfigurieren – inklusive Fristen, Texte und Intervalle.
Die Mahnungen werden automatisch versendet und enthalten ebenfalls den Zahlungslink, damit Gäste ihre Rechnung schnell begleichen können.
Wie werden Überweisungen erfasst?
Zahlungen, die per Überweisung eingehen, kannst du manuell im System abgleichen und mit wenigen Klicks als bezahlt markieren.
In Zukunft wird ILOCA über eine finAPI-Anbindung verfügen, die dein Konto mit Leserechten einbindet und Zahlungseingänge automatisch erkennt und zuordnet.
Können Zugangsdaten nur nach Zahlung versendet werden?
Ja, das kannst du frei einstellen.
Im Automailer lässt sich festlegen, dass Zugangsdaten erst nach vollständiger Bezahlung automatisch versendet werden.
Sobald eine Rechnung über den Zahlungslink beglichen wurde, erhält der Gast unmittelbar seine Zugangsdaten.
Was passiert bei einer Stornierung nach Zahlung?
ILOCA prüft automatisch die hinterlegten Stornobedingungen und erkennt, ob eine Rückerstattung erforderlich ist.
Falls ja, wird der Betrag über die ursprüngliche Zahlungsart rückgebucht – komplett automatisiert.
Natürlich kannst du diese Automatisierung bei Bedarf auch deaktivieren.
Wie gelangen die Daten zu DATEV oder meinem Steuerberater?
ILOCA versendet standardmäßig am Monatsanfang automatisch eine E-Mail an deinen Steuerberater mit einem sicheren Link zum Buchhaltungs-Export.
Darin enthalten sind alle vorkontierten Daten und Belegbilder, kompatibel mit DATEV und Lexware.
Der Versandrhythmus kann individuell angepasst werden – das spart dir und deinem Steuerberater wertvolle Zeit und Aufwand.
Buchhaltung automatisieren und Zeit sparen?
Erlebe, wie einfach Buchhaltung mit ILOCA sein kann.
Vereinbare jetzt einen kostenlosen Demo-Termin – wir richten dir gern eine Testumgebung ein,
in der du alle Automatisierungen selbst ausprobieren kannst.