Kundenreferenz
Vom handschriftlichen Plan zur digitalen Zukunft
Wie das Gästehaus Estenfeld mit ILOCA den Schritt in die digitale Zukunft wagte und sich von Stress, Fehlern und Papierkram verabschiedete – hin zu mehr Effizienz, Entlastung und zufriedenen Gästen.
Die Highlights
Papierlose Verwaltung
Schluss mit handgeschriebenen Buchungslisten
Echtzeit-Synchronisation
Verfügbarkeiten immer automatisch aktuell
Automatisierte Abläufe
Weniger Fehler, weniger Aufwand, mehr Effizienz.
Kapazitätserweiterung
Wachstum von 13 auf 25 Zimmer problemlos gemeistert.
Höhere Gästezufriedenheit
Reibungslose Abläufe und entspannter Aufenthalt.
Steckbrief
Über das Gästehaus Estenfeld
Nur drei Autominuten von der Autobahn A7 entfernt und lediglich sieben Kilometer bis in die lebendige Stadt Würzburg liegt ein modernes Gästehaus, das 2018 vom Inhaber komplett kernsaniert und neu eröffnet wurde. Seitdem bietet es sowohl Geschäftsreisenden als auch Freizeittouristen eine komfortable Unterkunft in idealer Lage.
Gestartet wurde mit 13 Zimmern, inzwischen sind es 25 – eine Erweiterung, die ohne den Schritt in die Digitalisierung kaum möglich gewesen wäre.
Gestartet wurde mit 13 Zimmern, inzwischen sind es 25 – eine Erweiterung, die ohne den Schritt in die Digitalisierung kaum möglich gewesen wäre.
»Der manuelle Verwaltungsaufwand hat uns immer wieder an unsere Grenzen gebracht. Wir wussten: Wenn wir wachsen wollen, muss sich grundlegend etwas ändern.«
Franco Simini, Inhaber des Gästehaus Estenfeld
Die Herausforderungen
Zu Beginn wurde der gesamte Betrieb über eine physische Mappe organisiert. Jede Buchung, jede Änderung, jede Stornierung – alles wurde händisch eingetragen. Dieses System war nicht nur fehleranfällig, sondern auch extrem zeitaufwendig und sorgte für hohen Stress im Alltag.
Zudem stand der Inhaber vor einer mentalen Hürde: Der Gedanke, die Kontrolle an ein PMS abzugeben, bereitete ihm Sorgen. Er zweifelte daran, dass ein digitales System die komplexen Abläufe so zuverlässig übernehmen könnte, wie er es manuell gewohnt war. Gleichzeitig wollte er das Gästeerlebnis verbessern und den Betrieb zukunftssicher aufstellen – eine schwierige Balance.
Die größten Herausforderungen waren:
Zudem stand der Inhaber vor einer mentalen Hürde: Der Gedanke, die Kontrolle an ein PMS abzugeben, bereitete ihm Sorgen. Er zweifelte daran, dass ein digitales System die komplexen Abläufe so zuverlässig übernehmen könnte, wie er es manuell gewohnt war. Gleichzeitig wollte er das Gästeerlebnis verbessern und den Betrieb zukunftssicher aufstellen – eine schwierige Balance.
Die größten Herausforderungen waren:
Fehleranfälligkeit & Doppelbuchungen
Manuelle Pflege auf allen Portalen führte regelmäßig zu Problemen
Hoher Verwaltungsaufwand
Jede Reservierung bedeutete zusätzliche Arbeit und Stress
Viele unnötige Anrufe & Rückfragen
Gäste mussten häufig telefonisch betreut werden
Skepsis gegenüber Digitalisierung
Fehlendes Vertrauen in automatisierte Abläufe erschwerte den Umstieg
Wachstum blockiert
Eine Erweiterung des Hauses wäre ohne technische Unterstützung kaum zu stemmen gewesen
»Vor ILOCA habe ich jede Buchung von Hand in ein Reservierungsbuch eingetragen – das hatte ich ständig und überall dabei. Die Verwaltung über mehrere Portale war zwar machbar, aber unglaublich zeitintensiv. Irgendwann war klar: Das muss effizienter werden.«
Franco Simini, Inhaber des Gästehaus Estenfeld
Die Lösung
Der Wechsel zu ILOCA brachte die entscheidende Wende. Ziel war eine vollständig digitalisierte Verwaltung, die nicht nur den laufenden Betrieb erleichtert, sondern auch zukünftige Expansionen ermöglicht.
Das ILOCA-Team übernahm die Einrichtung des PMS, begleitete den Inhaber bei jedem Schritt und bewies, dass Automatisierung zuverlässig funktioniert. Besonders wichtig war die Anbindung an ein digitales Türschließsystem und die Einführung eines Channelmanagers, um Buchungen zentral zu steuern.
Die Lösung im Detail:
Das ILOCA-Team übernahm die Einrichtung des PMS, begleitete den Inhaber bei jedem Schritt und bewies, dass Automatisierung zuverlässig funktioniert. Besonders wichtig war die Anbindung an ein digitales Türschließsystem und die Einführung eines Channelmanagers, um Buchungen zentral zu steuern.
Die Lösung im Detail:
Channelmanager-Integration
Verfügbarkeiten werden automatisch auf allen Portalen synchronisiert
Digitaler Check-in mit QR- und PIN-Codes
Gäste können jederzeit selbstständig anreisen, unabhängig von der Anwesenheit von Personal
Automatisierte Gästekommunikation
Standardfragen werden vorab beantwortet, wodurch Anrufe deutlich zurückgegangen sind
Digitale Reinigungsplanung
Pläne werden automatisch erstellt, Fehlerquellen sind nahezu eliminiert
Komplette Systemintegration
Türschließsystem und Buchungskanäle wurden vollständig eingebunden und reibungslos eingerichtet
»Anfangs war ich unsicher, ob ein digitales System wirklich alle Aufgaben übernehmen kann. Doch wir wollten wachsen – und mit unserem alten Verfahren wäre das unmöglich gewesen. Heute bin ich erleichtert, dass wir mit ILOCA einen zuverlässigen Partner gefunden haben, um den Betrieb zukunftsfähig zu machen und den Alltag zu erleichtern.«
Franco Simini, Inhaber des Gästehaus Estenfeld
Die Ergebnisse
Mit der Einführung von ILOCA konnte der Betrieb nicht nur stabilisiert, sondern auf ein professionelles Niveau gehoben werden. Der Alltag des Inhabers ist heute deutlich entspannter, Prozesse laufen automatisch, und die Gästezufriedenheit hat spürbar zugenommen.
Die Ergebnisse auf einen Blick:
Die Ergebnisse auf einen Blick:
Gestiegene Gästezufriedenheit
dank reibungslosem Ablauf von Buchung bis Abreise
Massive Zeitersparnis
durch Automatisierung der Verwaltung
Deutliche Stressreduktion
für den Inhaber, der nun Raum für strategische Weiterentwicklung hat
Erfolgreiche Expansion
auf 25 Zimmer ohne zusätzlichen Personalbedarf
Zukunftssicherheit:
Der Betrieb ist digital aufgestellt und bereit für weiteres Wachstum
»Ich konnte das erste Mal seit Jahren mehrere Wochen Urlaub machen, während der Betrieb reibungslos weiterlief. Gleichzeitig haben wir Umsatz und Auslastung deutlich gesteigert. Wir sind stolz darauf was wir erreicht haben.«
Franco Simini, Inhaber des Gästehaus Estenfeld
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