Eine E-Rechnung ist mehr als eine PDF, die du per E-Mail verschickst.
Sie enthält strukturierte, maschinenlesbare Daten, typischerweise im XML-Format. Diese Daten umfassen unter anderem:
Diese Struktur bringt für alle Beteiligten konkrete Vorteile:
Eine normale PDF-Rechnung, welche z.B. mit Word erstellt wurde, erfüllt diese Anforderungen nicht. Das Bundesministerium der Finanzen nennt XRechnung oder ZUGFeRD als anerkannte Formate.
Zwei Formate dominieren die Diskussion rund um die E-Rechnung in Deutschland: ZUGFeRD und XRechnung. Beide sind zulässige Formate, unterscheiden sich jedoch grundlegend in ihrer Handhabung.
XRechnung ist ein rein XML-basiertes Format. Die Rechnung besteht ausschließlich aus einer strukturierten Datei, die für Menschen ohne spezielle Software nicht direkt lesbar ist. Für eine visuelle Ansicht wird daher eine separate PDF-Datei benötigt, sodass der Empfänger insgesamt zwei Dateien erhält.
ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) ist ein hybrides Format: Es kombiniert eine für Menschen lesbare PDF-Datei mit einer eingebetteten XML-Datendatei in einer einzigen Datei. Diese eine Datei ist gleichzeitig menschenlesbar und maschinenlesbar.
| Merkmal | ZUGFeRD | XRechnung |
|---|---|---|
| Dateiformat | PDF/A mit eingebettetem XML | Reines XML |
| Für Menschen lesbar | Ja, direkt als PDF | Nein, separates PDF erforderlich |
| Maschinenlesbar | Ja | Ja |
| Anzahl der Dateien | 1 Datei | 2 Dateien (XML + PDF) |
| Einsatz im B2C-Bereich | Möglich (Gäste erhalten lesbare PDF) | Unüblich |
| Einsatz im B2B-Bereich | Vollständig zulässig | Vollständig zulässig |
| Archivierung | Einfach (eine Datei) | Beide Dateien müssen aufbewahrt werden |
| Internationale Verbreitung | Ja (EU-weit) | Primär Deutschland / öffentliche Auftraggeber |
Der praktische Vorteil von ZUGFeRD liegt auf der Hand: Eine einzige Datei deckt alle Anforderungen ab, egal ob der Empfänger ein Privatgast oder ein Unternehmen ist.
Der Privatgast kann die Rechnung einfach öffnen und lesen, während das Buchhaltungssystem des Unternehmens die XML-Daten automatisch einliest. Kein Sonderfall, kein doppelter Prozess.
Gerade im Gastgewerbe, wo Rechnungsempfänger sowohl private Urlauber als auch Geschäftsreisende sein können, vereinfacht ZUGFeRD den Rechnungsprozess erheblich.
Für die Ausstellung von E-Rechnungen gibt es noch Übergangsregelungen:
Die E-Rechnungspflicht betrifft nicht Rechnungen an private Endverbraucher. Sie betrifft grundsätzlich Umsätze zwischen inländischen Unternehmen. Außerdem gibt es weitere Ausnahmen, beispielsweise für Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro und bestimmte weitere Fälle.
Das bedeutet aber nicht, dass du mit deinem Property Management System (PMS) unterschiedliche Rechnungssysteme benötigst.
Genau hier liegt der praktische Vorteil einer guten Softwarelösung.
Wenn dein PMS Rechnungen bereits als E-Rechnung im ZUGFeRD-Format erstellen kann, kannst du einen einheitlichen Rechnungsprozess nutzen, egal ob der Gast privat reist oder die Rechnung für sein Unternehmen benötigt.
Für den Gast bleibt die Rechnung einfach lesbar. Für Unternehmen ist sie gleichzeitig maschinenlesbar. Ein Format, ein Prozess, keine Ausnahmen.
Wenn du heute oder in Zukunft ein Property Management System einsetzt, solltest du prüfen:
Denn genau hier können sich PMS-Lösungen deutlich unterscheiden.
Bei ILOCA ist die E-Rechnung bereits integriert.
ILOCA erstellt Rechnungen im ZUGFeRD-Format. Du musst dafür kein zusätzliches E-Rechnungs-Plugin kaufen oder einen separaten Dienst einrichten.
Für deine Gäste bleibt die Rechnung einfach zu öffnen und zu lesen. Gleichzeitig enthält sie die strukturierten Daten für die elektronische Verarbeitung.
Die E-Rechnung kommt nicht plötzlich im Jahr 2028. Die Umstellung läuft bereits und die nächsten Übergangsfristen stehen bevor.
Wenn du dein PMS ohnehin gerade auswählst oder wechseln möchtest, lohnt es sich deshalb, die E-Rechnung direkt mitzudenken.
Denn die beste E-Rechnung ist die, um die du dich nicht kümmern musst.
