Reservierungsverwaltung
Alle Buchungen im Blick – effizient und stressfrei
Mit ILOCA verwaltest du alle Buchungen deiner Unterkunft zentral und übersichtlich. Spare Zeit, vermeide Doppelbuchungen und behalte stets die Kontrolle über Belegung, Zahlungen und Gästeinformationen.
Mehr Überblick. Weniger Aufwand.
Die Vorteile unserer Reservierungsverwaltung
Verwalte Buchungen einfach, flexibel und transparent – ob Einzelzimmer oder mehrere Unterkünfte an verschiedenen Standorten. ILOCA hilft dir, deinen Alltag effizient zu organisieren und die Gästezufriedenheit zu steigern.
Übersichtlicher Belegungskalender
Alle Buchungen auf einen Blick: Farben, Icons und Filter nach Buchungsquelle, Zahlungsstatus, Zimmerkategorie oder Standort. Neue Buchungen und Blockaden einfach anlegen, per Drag & Drop verschieben und mit Website & Buchungsportalen synchronisieren.
Automatische Zuweisung von Zimmern
Neu eingehenden Buchungen werden automatisch freie Einheiten zugewiesen. Hierbei sortiert ILOCA Buchungen innerhalb der selben Kategorie automatisch um, damit alle Buchungen Platz finden.
Nützliche Listen
Nutze An- und Abreiselisten, sowie In-House- und Frühstückslisten, um alle täglichen Abläufe optimal zu organisieren.
Anlegen & Bearbeiten von Buchungen
Du kannst jederzeit neue Buchungen anlegen und bestehende Buchungen in einer komfortablen Oberfläche bearbeiten.
Leistungsstarke Filter & Suche
Mit Hilfe von Filtern und der Suchfunktion findet du die gewünschte Buchung sofort und lässt dir exakt das anzeigen, was für dich momentan wichtig ist.
Das Herzstück unseres PMS
Funktionen des Belegungskalenders
Farben & Icons
Buchungen im Kalender können nach deinen Regeln mit Farben und Icons versehen werden, z.B. auf Basis der Buchungsquelle oder des Zahlungsstatus.
Filter
Filtere nach Zimmerkategorie oder Standort, damit dir die Einheiten angezeigt werden, die momentan relevant sind. Mit der Adresssuche sortierst du alle Einheiten nach Entfernung zu der eingegebenen Adresse.
Drag & Drop
Um Buchungen zu verlängern oder um diese in eine andere Einheit oder Standort zu verschieben, kannst du einfach via Drag & Drop mit einer Maus erledigen.
Synchronisierung
Alle Änderungen im Belegungskalender werden automatisch mit deiner Website und den Buchungsportalen synchronisiert, sodass Verfügbarkeiten immer up to date sind.
Quick-Actions
Durch Rechtsklick auf eine Buchung im Kalender öffnest du das Quick-Action-Menü. Dort kannst du die Buchung mit einem Klick ein- und auschecken, eine Sonderfarbe vergeben oder den Meldeschein öffnen.
Anlegen von Buchungen & Blockaden
Einfach den gewünschten Zeitraum im Kalender markieren, schon öffnet sich ein Popup, in welchem entscheidest ob du für diesen Zeitraum eine Buchung oder Blockade anlegen möchtest.
Häufig gestellte Fragen
FAQs zur Verwaltung von Reservierungen
Wie werden Reservierungen in ILOCA verwaltet?
ILOCA bietet dir verschiedene Ansichten, um deine Reservierungen zu organisieren. Im Belegungskalender findest du eine grafische Übersicht über alle Buchungen und Zimmer mit einer Zeitachse. Mit Hilfe von filterbaren Listen, siehst du sofort, welche Gäste heute an- oder abreisen, wer sich aktuell in deiner Unterkunft befindet, welche Zimmer gereinigt werden müssen und wer zum Frühstück kommen darf.
Welche Filtermöglichkeiten gibt es?
Im Belegungskalender kannst du Buchungen nach der gebuchten Zimmerkategorie filtern, sodass du schnell und effektiv Buchungen innerhalb der selben Zimmerkategorie umsortieren kannst. Außerdem kannst du natürlich nach Standorten filtern, wenn du dir nur Einheiten eines bestimmten Standortes anzeigen lassen möchtest.
Mit der Standort-Suche kannst du z.B. den Arbeitsort deines Gastes angeben, woraufhin alle Einheiten im Kalender nach Entfernung zu diesem Ort sortiert werden und dir die Entfernung angezeigt wird. Damit kannst du deinem Kunden am Telefon den perfekten Service bieten.
In den einzelnen Listen hast du zahlreiche Filter, um z.B. das Check-in Datum einzugrenzen, dir nur Buchungen aus bestimmten Buchungsquellen anzuzueigen oder nach einem Namen bzw. Email-Adresse zu suchen.
Mit der Standort-Suche kannst du z.B. den Arbeitsort deines Gastes angeben, woraufhin alle Einheiten im Kalender nach Entfernung zu diesem Ort sortiert werden und dir die Entfernung angezeigt wird. Damit kannst du deinem Kunden am Telefon den perfekten Service bieten.
In den einzelnen Listen hast du zahlreiche Filter, um z.B. das Check-in Datum einzugrenzen, dir nur Buchungen aus bestimmten Buchungsquellen anzuzueigen oder nach einem Namen bzw. Email-Adresse zu suchen.
Wie können Buchungen als an- bzw. abgereist markiert werden?
Dazu machst du einfach einen Rechtsklick auf die Buchung im Kalender und wählst den entsprechenden Eintrag aus. Fertig. Alternativ kannst du an zahlreichen Stellen in der Software die Buchung öffnen und diese als an- bzw. abgereist markieren.
Kann ich auch manuell Buchungen anlegen?
Absolut. Du kannst jederzeit auch Direktbuchungen in ILOCA anlegen. Nutze dafür einfach den Button "Buchung anlegen" auf dem Dashboard oder markiere den gewünschten Zeitraum im Kalender. Nach der Auswahl der gewünschten Zimmer, kannst du im Warenkorb noch Zusatzartikel für diese Buchung definieren. Anschließend definierst du noch die Gäste- und Rechnungsdaten und schon ist die Buchung in ILOCA eingetragen.
Können auch Gruppenbuchungen angelegt werden?
Ja, das Anlegen von Gruppenbuchungen ist kein Problem. Du kannst beim Anlegen einer neuen Buchung direkt mehrere Einheiten in den Warenkorb legen und anschließend die Gäste für diese Einheiten eintragen. Du kannst dich entscheiden, ob jede Einheit separat abgerechnet werden soll oder es eine gemeinsame Rechnung für alle Einheiten der Gruppenbuchung geben soll. Auch das Bearbeiten von Gruppenbuchungen ist in ILOCA unkompliziert und schnell möglich.
Können Reinigungsgebühren und Kurtaxen zur Buchung hinzugefügt werden?
Natürlich, du kannst beliebige Artikel zu einer Buchung hinzufügen und dabei auch den Mehrwertsteuersatz individuell festlegen. Wenn du diese Artikel zuvor im Artikelstamm hinterlegt hast, kannst du auf diese Einträge komfortabel mit einer Suchfunktion zurückgreifen.
Falls ein Artikel immer mitgebucht werden soll, kannst du den Artikel auch zur Rate hinzufügen, dann wird dieser automatisch beim Anlegen einer Buchung mit berechnet.
Falls ein Artikel immer mitgebucht werden soll, kannst du den Artikel auch zur Rate hinzufügen, dann wird dieser automatisch beim Anlegen einer Buchung mit berechnet.
Wie sieht es mit Notizen aus?
Du kannst jeder Buchung in ILOCA eine interne Notiz für deine Kollegen hinterlegen sowie eine Notiz für das Reinigungspersonal, welche am Anreisetag auf dem Reinigungsplan erscheint. Damit werden Sonderwünsche von Gästen garantiert nicht mehr vergessen.
Du möchtest die Reservierungsverwaltung ausprobieren?
Kein Problem. Vereinbare einfach einen kostenlosen Termin mit uns und wir legen dir gern gemeinsam eine Test-Umgebung an, in welcher du alles ausprobieren kannst.