Kundenreferenz
Digitale Effizienz bei ApartRent
Ferienwohnungen flexibel verwaltet im Raum Stuttgart
Wie ApartRent mit ILOCA zeitintensive Handarbeit durch automatisierte Prozesse ersetzt hat – und dadurch heute mit minimalem Personaleinsatz ein wachsendes Portfolio an Apartments effizient betreibt.
Die Highlights von ApartRent
Automatisierte Rechnungsstellung spart wertvolle Zeit
Integrierte Zahlungsdienstleister erleichtern die Abwicklung
Zentrale Übersicht über alle Unterkünfte im PMS
Flexible Verwaltung trotz sich ständig veränderndem Portfolio
Reibungslose Gästeabwicklung dank Schlüsselsafes und Automatisierung
Steckbrief
Über ApartRent
ApartRent betreibt derzeit 11 Unterkünfte im Raum Stuttgart – überwiegend moderne Ferienwohnungen und Monteurunterkünfte. Das Unternehmen wächst stetig: Neue Apartments kommen regelmäßig hinzu und das Portfolio entwickelt sich kontinuierlich weiter. Dieses flexible Geschäftsmodell erfordert ein System, das sich dynamisch an Veränderungen anpassen lässt, ohne dabei unübersichtlich oder kompliziert zu werden.
Gerade in einer Region wie Stuttgart, die von Geschäftsreisenden, Handwerkern und Kurzurlaubern gleichermaßen gefragt ist, kommt es auf Zuverlässigkeit und Effizienz an. ApartRent möchte seinen Gästen nicht nur eine komfortable Unterkunft bieten, sondern auch einen reibungslosen Buchungs- und Aufenthaltsprozess – unabhängig davon, wie groß das Portfolio gerade ist.
Gerade in einer Region wie Stuttgart, die von Geschäftsreisenden, Handwerkern und Kurzurlaubern gleichermaßen gefragt ist, kommt es auf Zuverlässigkeit und Effizienz an. ApartRent möchte seinen Gästen nicht nur eine komfortable Unterkunft bieten, sondern auch einen reibungslosen Buchungs- und Aufenthaltsprozess – unabhängig davon, wie groß das Portfolio gerade ist.
»Wir wollten von Anfang an flexibel bleiben – neue Wohnungen aufnehmen, das Portfolio bei Bedarf anpassen – ohne dass die Verwaltung jedes Mal zum Chaos wird. Mit ILOCA funktioniert das reibungslos.«
Selina Gabriel, Assistenz der Geschäftsführung bei ApartRent
Die Herausforderungen
Mit zunehmender Zahl an Unterkünften wurde schnell klar: Das bestehende System konnte die Anforderungen nicht mehr tragen. Statt einer strukturierten Übersicht mussten Daten manuell gepflegt werden, Rechnungen wurden einzeln erstellt und verschickt, und digitale Zahlungsprozesse waren gar nicht erst möglich. All diese Faktoren führten dazu, dass der administrative Aufwand viel zu hoch war und eine weitere Expansion in dieser Form kaum denkbar war. Im Detail bestanden die größten Herausforderungen in:
Aufwändige Rechnungsstellung
Rechnungen mussten für jeden Gast manuell erstellt und verschickt werden.
Fehlende Automatisierung
Viele Arbeitsschritte, die sich hätten vereinfachen lassen, mussten händisch erledigt werden.
Kein Zahlungsdienstleister
Zahlungen konnten nicht digital abgewickelt werden, was zusätzlichen Aufwand bedeutete.
Unübersichtliche Verwaltung
Das frühere PMS bot keine zentrale und klare Übersicht über die einzelnen Unterkünfte.
»Wir haben schnell gemerkt, dass wir ohne Automatisierung an unsere Grenzen stoßen. Gerade bei der Rechnungsverwaltung war der Aufwand einfach zu hoch.«
Selina Gabriel, Assistenz der Geschäftsführung bei ApartRent
Die Lösung
Die Entscheidung für ILOCA fiel, weil sich ApartRent eine Lösung wünschte, die Automatisierung, Flexibilität und Zukunftssicherheit verbindet. Schon beim Wechsel zeigte sich, wie unkompliziert die Einführung war – durch ein persönliches Onboarding wurde der Übergang reibungslos gestaltet.
Mit ILOCA konnte das Unternehmen die zentralen Probleme lösen:
Mit ILOCA konnte das Unternehmen die zentralen Probleme lösen:
Rechnungen laufen nun automatisch
und müssen nicht mehr einzeln manuell erstellt oder verschickt werden.
Einbindung von Zahlungsdienstleistern
sorgt für einfachere Zahlungsabwicklung und spart wertvolle Zeit.
Channelmanager und PMS
bieten eine klare Übersicht aller Unterkünfte und ihrer Belegung – auch bei wachsendem Portfolio.
Schlüsselsafes sind integriert
sodass der Zugang für Gäste zuverlässig und ohne zusätzlichen Verwaltungsaufwand funktioniert.
Planungssicherheit
durch transparente und gleichbleibende Kostenstruktur.
»Der Wechsel zu ILOCA war durch das persönliche Onboarding überraschend einfach – und bei Fragen ist der Support schnell und zuverlässig für uns da.«
Selina Gabriel, Assistenz der Geschäftsführung bei ApartRent
Die Ergebnisse
Die Einführung von ILOCA hat den Alltag von ApartRent grundlegend verändert. Prozesse, die zuvor viel Zeit in Anspruch nahmen, laufen nun automatisiert und fehlerfrei.
Vor allem aber konnte mit ILOCA eine Grundlage geschaffen werden, die das Wachstum des Unternehmens flexibel gestaltet. Neue Apartments lassen sich schnell und unkompliziert in das System integrieren, ohne dass der Verwaltungsaufwand ausufert. So gelingt es, das Portfolio flexibel zu erweitern, ohne dass zusätzliches Personal erforderlich ist.
Im Überblick zeigen sich die wichtigsten Ergebnisse in:
Vor allem aber konnte mit ILOCA eine Grundlage geschaffen werden, die das Wachstum des Unternehmens flexibel gestaltet. Neue Apartments lassen sich schnell und unkompliziert in das System integrieren, ohne dass der Verwaltungsaufwand ausufert. So gelingt es, das Portfolio flexibel zu erweitern, ohne dass zusätzliches Personal erforderlich ist.
Im Überblick zeigen sich die wichtigsten Ergebnisse in:
Deutlich weniger manuelle Arbeit
Viele Prozesse laufen jetzt automatisiert
Große Zeitersparnis
bei wiederkehrenden Aufgaben wie Rechnungen oder Zahlungsaufforderungen
Mehr Planungssicherheit
dank stabiler Preisstruktur und klarer Übersicht im PMS
Reibungslose Verwaltung der Schlüsselsafes
Gäste können unkompliziert einchecken
Sehr guter Support
Das Team von ILOCA ist stets zuverlässig und findet schnell Lösungen.
Skalierbarkeit des Geschäftsmodells
Wachstum ist möglich, ohne die Struktur zu überlasten oder zusätzliches Personal einzusetzen.
»Heute läuft unser Betrieb mit nur zwei Personen im Büro plus Reinigungsteam – und trotzdem haben wir alle Unterkünfte jederzeit im Griff.«
Selina Gabriel, Assistenz der Geschäftsführung bei ApartRent
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