Kundenreferenz
Vom Malerbetrieb zum Kurzzeitvermieter mit 150 Betten - Wachstum im Rekordtempo
Die Handwerksagentur aus Groß-Gerau zeigt, wie man mit klaren Strukturen, Familienpower und der richtigen Software den Sprung vom Handwerksbetrieb zum professionellen Kurzzeitvermieter meistert.
Die Highlights
Vollautomatisierte Verwaltung
Digitale Gästekommunikation ohne manuelle Arbeit
Trello-Integration für Reinigung und Wartung
Reibungsloser Umstieg dank einfachem Onboarding
Umfassende Analysen und Statistiken für volle Transparenz
Steckbrief
Über die Handwerksagentur
Was einst als klassisches Maler- und Renovierungsunternehmen begann, hat sich zu einem beeindruckenden Familienbetrieb im Immobilien- und Kurzzeitvermietungsbereich entwickelt. Die Handwerksagentur in Groß-Gerau zeigt eindrucksvoll, wie konsequenter Einsatz und digitale Lösungen Wachstum ermöglichen.
Innerhalb von nur drei Jahren wuchs der Betrieb von einem einzigen Apartment auf stolze 150 Betten an 16 Standorten. Allein im Jahr 2024 kamen zwei Drittel des heutigen Bestands hinzu – ein enormes Tempo, das ohne klare Strukturen kaum zu bewältigen gewesen wäre. Heute sorgt die ganze Familie gemeinsam mit eigenen Reinigungsteams, Assistenten und Wartungspersonal dafür, dass alles reibungslos läuft.
Innerhalb von nur drei Jahren wuchs der Betrieb von einem einzigen Apartment auf stolze 150 Betten an 16 Standorten. Allein im Jahr 2024 kamen zwei Drittel des heutigen Bestands hinzu – ein enormes Tempo, das ohne klare Strukturen kaum zu bewältigen gewesen wäre. Heute sorgt die ganze Familie gemeinsam mit eigenen Reinigungsteams, Assistenten und Wartungspersonal dafür, dass alles reibungslos läuft.
»ILOCA hat uns gezeigt, wie wichtig Automatisierung und gute Integrationen für einen wachsenden Betrieb sind. Heute können wir effizienter arbeiten, unseren Gästen einen besseren Service bieten und gleichzeitig unser Geschäft weiterentwickeln. Der Wechsel war für uns ein echter Wendepunkt.«
Sebastian Krieg, Prokurist der Handwerksagentur
Die Herausforderungen
Mit dem rasanten Wachstum stieß die bisherige Software schnell an ihre Grenzen. Viele Prozesse waren nicht automatisiert und verlangten täglichen Mehraufwand. Besonders die Rechnungserstellung entwickelte sich zu einem echten Engpass, da sie größtenteils manuell erfolgte und immer wieder zu Verzögerungen führte. Auch andere alltägliche Aufgaben verschlangen unnötig Zeit – und die fehlende Unterstützung durch den Support erschwerte die Lage zusätzlich.
Die größten Herausforderungen im Überblick:
Die größten Herausforderungen im Überblick:
Manuelle Rechnungen
oft verspätet, teilweise gar nicht verschickt
Aufwendige Zahlungsverfolgung
schwer den Überblick zu behalten
Viele manuelle Aufgaben
täglich 2–3 Stunden Extra-Arbeit
Eingeschränkte Analysen
kaum Transparenz für strategische Entscheidungen
Langsamer Support
Antworten ließen oft Tage auf sich warten
Es wurde klar: Ohne ein leistungsstarkes PMS würde weiteres Wachstum nicht möglich sein.
»Unsere größte Herausforderung war die Rechnungserstellung. Vor ILOCA lief fast alles manuell – jetzt werden Rechnungen automatisch erstellt, verschickt und nachverfolgt. Wir haben jederzeit den Überblick, was bezahlt ist und was noch offen ist, und automatische Erinnerungen erleichtern unseren Alltag enorm.«
Sebastian Krieg, Prokurist der Handwerksagentur
Die Lösung
Mit ILOCA erhielt die Handwerksagentur die digitale Basis, die sie für ihren Betrieb brauchte. Von der Gästekommunikation bis hin zur Abrechnung wurden Prozesse automatisiert – und gleichzeitig eröffnete das System neue Möglichkeiten, die zuvor gar nicht denkbar waren.
Die entscheidenden Verbesserungen:
Die entscheidenden Verbesserungen:
Automatisierte Gästekommunikation
E-Mails, SMS und Nachrichten in Buchungsportalen werden automatisch versendet
Reinigung & Wartung im Griff
Aufgaben werden per Trello-Integration automatisch verteilt
Rechnungsstellung & Zahlungen
Automatisch und fehlerfrei abgewickelt
Flexible Features
PDF-Anhänge, Zahlungslinks oder Vorlagen sparen täglich Zeit
Bessere Übersicht
Analysen und Statistiken schaffen Klarheit
Schnelles Onboarding
Statt wochenlangem Umstieg war ILOCA sofort einsatzbereit
Damit konnte die Familie den Betrieb nicht nur effizienter gestalten, sondern auch zukunftssicher ausrichten.
»Durch unser schnelles Wachstum war die alte Software bald nicht mehr zu bewältigen: Rechnungen gingen unter, Zahlungen wurden nicht sauber nachverfolgt und vieles mussten wir von Hand erledigen. Am Ende haben wir erkannt, dass es besser ist, in ein zuverlässiges System zu investieren, das uns diese Arbeit abnimmt.«
Sebastian Krieg, Prokurist der Handwerksagentur
Die Ergebnisse
Der Umstieg auf ILOCA hat den Alltag der Handwerksagentur spürbar verändert. Viele Abläufe, die vorher zeitaufwendig und fehleranfällig waren, laufen nun reibungslos und zuverlässig. Das bedeutet weniger Stress für das Team, mehr Effizienz im Tagesgeschäft und gleichzeitig ein besseres Gästeerlebnis.
Die wichtigsten Ergebnisse:
Die wichtigsten Ergebnisse:
Deutliche Zeitersparnis
Automatisierungen reduzieren die tägliche Verwaltungsarbeit erheblich
Fehlerfreie Rechnungen
Zahlungen jederzeit im Blick
Optimierte Abläufe
Organisation von Reinigung & Wartung läuft automatisch
Zufriedene Gäste
Klare Kommunikation, einfacher Check-in
Entlastetes Team
Weniger Stress, mehr Fokus auf das Wesentliche
Skalierbarkeit
Wachstum möglich, ohne dass die Verwaltung explodiert
Noch vor dem Wechsel war den Betreibern nicht klar, wie groß der Unterschied durch ein modernes PMS sein würde. Heute ist ILOCA ein unverzichtbarer Teil des Erfolgs – und die Handwerksagentur bestens für die Zukunft gerüstet.
»Heute muss ich am Wochenende nicht mehr kontrollieren, ob neue Buchungen eingegangen sind oder das Reinigungsteam informiert wurde. Mit ILOCA läuft alles automatisch über Trello – alle bekommen sofort Bescheid. Das spart uns enorm viel Zeit und Nerven. Außerdem können wir uns darauf verlassen, dass unsere Gäste rechtzeitig alle Informationen erhalten und entspannt anreisen. Gleichzeitig haben wir als Familienbetrieb mehr Ruhe und Freiheit, ohne Angst, dass ein Gast vor verschlossener Tür steht.
Die vielen automatisierten Features nehmen uns täglich Arbeit ab und ermöglichen es uns, unseren Gästen einen noch besseren Service zu bieten.«
Die vielen automatisierten Features nehmen uns täglich Arbeit ab und ermöglichen es uns, unseren Gästen einen noch besseren Service zu bieten.«
Sebastian Krieg, Prokurist der Handwerksagentur
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In einem persönlichen Beratungsgespräch finden wir gemeinsam heraus, ob ILOCA zu deinem Vorhaben passt.